Ofisda yuqori sifatli moslashtirilgan bosma stol yig'ish jurnali fayllarini saqlash qog'oz qutisi

Men eng ko'p vaqtimni qog'oz hujjatlarni soddalashtirish va tartibga solishga sarfladim, chunki xato qilish narxi nisbatan yuqori.Ammo vizual effekt eng kam yaxshilangan.Sahifalar bir-birining ustiga chiroyli tarzda joylashtiriladi, shuning uchun ma'lumotsiz odamlar sizning hujjatlaringiz chalkash yoki yo'qligini aniqlay olmaydi.O'zgarishlarni eng ko'p his qiladigan odamlar foydalanuvchilarning o'zlari.

1. Suyan! Suyan! Suyan!!!!!

Siz hech qachon uyingizda hujjatlarni qidirganmisiz, lekin kerakli hujjatni topa olmadingizmi?

Qog‘oz hujjatlar ko‘p joy egallamasligi va “qo‘shimcha qog‘oz varaq bo‘lsa yaxshi” degan fikrga ko‘ra to‘planib qoladi, natijada “kerak bo‘lmasa, ko‘zni qamashtiradi va qila olmaysan. kerak bo'lganda toping».Agar uni topa olmasangiz, uni saqlab qolishingiz ham mumkin.

Foydali hujjatlar o'zingiz va oilangizning qulayligi uchun tegishli rol o'ynashiga ishonch hosil qilish uchun qog'oz hujjatlarning minimal miqdoriga ega ekanligingizga ishonch hosil qiling.

1.1 Faqat "bo'lishi kerak bo'lgan" qog'oz hujjatlarni saqlang.

"Majburiy" nima?Agar hujjat tashlab yuborilsa, bu jarima yoki jiddiy oqibatlarga olib kelishi mumkin.

Umuman olganda, bu quyidagi toifalar:

• Hukumat bilan bog'liq: asosan hujjatlar — shaxsiy guvohnoma, nikoh guvohnomasi, tug'ilganlik to'g'risidagi guvohnoma, ro'yxatga olish kitobi, mulkka egalik guvohnomasi, chet ellik do'stlar asosan 7 yillik soliq yozuvlarini saqlashlari kerak va hokazo.

• Yuridik yoki shartnoma hujjatlari, masalan, ipoteka hujjatlari, avtomobil/uy sug‘urtasi hujjatlari, turli investitsiyalar, qimmatbaho tovarlar uchun kafolat kartalari va boshqalar.

• Hayotni qutqaruvchi hujjatlar: tibbiy yozuvlar kabi.

1.2 "Nima bo'lsa" mentalitetidan o'ting

"Agar menga hujjatlar kerak bo'lsa-chi?"

Bu, ehtimol, qisqartirish paytida hamma beradigan savol.

Avvalo, yuqorida aytib o'tilgan "kerakli" hujjatlar bundan mustasno, ko'pincha sizga kerak bo'lgan narsa qog'oz parchasi emas, balki qog'ozdagi ma'lumotlardir.

Buni ko'rib chiqish vaqti keldi:

(1) Bu ma'lumotni yana qayerdan olsam bo'ladi?

Masalan, maishiy texnikadan foydalanish qo'llanmasi oddiy vaqtda kerak emas.Faqat biror narsa noto'g'ri ketganda, sizga qarash kerak bo'lishi mumkin.Bunday holda, qog'oz faylni saqlashning hojati yo'q, ishlab chiqaruvchi odatda yuklab olishingiz uchun elektron versiyani taqdim etadi.Agar yo'q bo'lsa ham, siz uni skanerlashingiz va elektron nusxasini saqlashingiz mumkin.

(2) Hujjatning o'zi qimmatli emas.Eng qimmatli narsa ma'lumotdir.

Ba'zan CAPTCHA-ning qisqa qatori katta qog'oz varag'i uchun kerak bo'lgan narsadir.Qog'ozni tashlang va kerakli ma'lumotlarni kompyuteringizda saqlang.Elektron fayllarning zaxira nusxasini yaratishga kelsak, bu erda muhokama qilinmaydi ...

2. Saqlash vositalarini tahlil qilish

2.1 Jurnal ushlagichi

Jurnal ushlagichining o'lchami, juda bir xil, kitob javonida turishi mumkin va toza ko'rinishni taqdim etadi.Tasniflash oson.Oson olish, chalkashtirishning hojati yo'q.

Turli xil dizayn, o'lcham va turli xil umumiy hujjatlarning qalinligini olish uchun javob beradi.

Bir yoki ikki varaq qog'ozni ushlab turish uchun mos emas, sirpanish va pastga tushishi oson.

2.2 Konvert

Fayl sumkasi fermuar yoki qisqich bilan birga keladi, shuning uchun hujjat tushishi oson emas.U nafaqat hujjatlarni, balki tegishli ob'ektlarni ham saqlashi mumkin.Misol uchun, moda dizayneri dizayn loyihasini va mato namunasini bitta sumkaga joylashtirish uchun fayl sumkasidan foydalanishi mumkin.Talabalar hafta oxiri topshiriqlarini o'zlariga kerak bo'lgan kalkulyator, ruchka, chizg'ich va boshqalar bilan joylashtirishlari mumkin.

Muayyan hujjatlarni olib qo'yish kerak, shuning uchun qiyin bo'lmaslik uchun juda ko'p umumiy hujjatlarni qo'yish tavsiya etilmaydi.

Konvertlar unchalik qattiq emas va agar siz ularga faqat bitta yoki ikkita sahifa qo'ysangiz, osongina burishishi mumkin.

Amaliy nuqtai nazardan, fayl sumkalarini shaffof va shaffof bo'lmagan deb tasniflash mumkin.Tibbiy yozuvlar kabi qo'shimcha shaxsiy ma'lumotlar uchun shaffof bo'lmagan sumkani tanlang.Agar sizga bir qarashda ma'lumot kerak bo'lsa, siz tabiiy ravishda shaffof sumkani tanlaysiz.

2.3 Ko'p qatlamli fayl qutilari/fayl qutilari

Ko'p qatlamli fayl qutilari hajmi jihatidan farq qiladi.Kichkinalarida 5-12, kattalarida esa 12-30 ta interkalatsiya mavjud.Ulardan ba'zilari portativ tutqichlar bilan jihozlangan.

Bir nechta turdagi fayllarni bir joyga qo'yish mos keladi, lekin har bir turdagi fayllar juda ko'p bo'lmasligi kerak (aks holda sig'maydi).

Foydalanish uchun tez-tez ko'chirilishi kerak bo'lgan hujjatlar uchun ham javob beradi.