آفس میں اعلیٰ معیار کی حسب ضرورت پرنٹنگ ڈیسک کلیکشن میگزین فائل اسٹوریج پیپر باکس
سایڈست آئی پیڈ اسٹینڈ، ٹیبلٹ اسٹینڈ ہولڈرز۔
میں نے سب سے زیادہ وقت کاغذی دستاویزات کو آسان بنانے اور ترتیب دینے میں صرف کیا، کیونکہ غلطیاں کرنے کی قیمت نسبتاً زیادہ ہے۔لیکن بصری اثر کم سے کم بہتر ہوا ہے۔صفحات کو ایک دوسرے کے اوپر صاف ستھرا اسٹیک کیا گیا ہے تاکہ ناواقف لوگ یہ نہ بتا سکیں کہ آیا آپ کی دستاویزات گڑبڑ میں ہیں۔وہ لوگ جو سب سے زیادہ تبدیلی محسوس کرتے ہیں وہ خود صارف ہیں۔
1. جھکاؤ! جھکاؤ!!! جھکاؤ!!!!
کیا آپ نے کبھی دستاویزات کے لیے اپنے گھر کی تلاشی لی ہے، لیکن وہ نہیں مل سکا جو آپ چاہتے تھے؟
کاغذی دستاویزات کے ڈھیر لگ جاتے ہیں کیونکہ وہ زیادہ جگہ نہیں لیتے ہیں اور "کاغذ کی اضافی شیٹ رکھنا ٹھیک ہے" کی ذہنیت کی وجہ سے، جس کے نتیجے میں "جب آپ کو اس کی ضرورت نہیں ہوتی ہے تو یہ آنکھوں میں درد ہوتا ہے اور آپ نہیں کر سکتے۔ جب آپ کو ضرورت ہو اسے تلاش کریں۔"اگر آپ اسے نہیں ڈھونڈ سکتے ہیں، تو آپ اسے بھی رکھ سکتے ہیں۔
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس صرف کاغذی دستاویزات کی کم از کم مقدار ہے اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ مفید دستاویزات آپ اور آپ کے خاندان کی سہولت کے لیے متعلقہ کردار ادا کر سکیں۔
1.1 صرف "ضروری" کاغذی دستاویزات رکھیں۔
ایک "لازمی" کیا ہے؟اگر کسی دستاویز کو پھینک دیا جاتا ہے، تو یہ جرمانہ یا سنگین نتائج کا سبب بن سکتا ہے۔
عام طور پر، یہ مندرجہ ذیل اقسام ہیں:
• حکومت سے متعلق: زیادہ تر دستاویزات — شناختی کارڈ، شادی کا سرٹیفکیٹ، پیدائش کا سرٹیفکیٹ، گھریلو رجسٹریشن بک، جائیداد کی ملکیت کا سرٹیفکیٹ، غیر ملکی دوستوں کو زیادہ تر 7 سال کا ٹیکس ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
• قانونی یا معاہدے کے دستاویزات، جیسے رہن کے دستاویزات، کار/ہاؤس انشورنس کے دستاویزات، مختلف سرمایہ کاری، قیمتی سامان کے وارنٹی کارڈ وغیرہ۔
• زندگی بچانے والی دستاویزات: جیسے میڈیکل ریکارڈ۔
1.2 "کیا ہو تو" ذہنیت پر قابو پالیں۔
"اگر مجھے کاغذات کی ضرورت ہو تو کیا ہوگا؟"
یہ ایک ایسا سوال ہے جو شاید ہر کوئی کم کرنے کے دوران پوچھتا ہے۔
سب سے پہلے، اوپر بیان کردہ "لازمی" دستاویزات کو چھوڑ کر، زیادہ تر وقت آپ کو کاغذ کے ٹکڑے کی نہیں بلکہ کاغذ پر موجود معلومات کی ضرورت ہوتی ہے۔
یہ غور کرنے کا وقت ہے:
(1) میں یہ معلومات اور کہاں سے حاصل کر سکتا ہوں؟
مثال کے طور پر گھریلو ایپلائینسز کے استعمال کا دستی، عام اوقات میں اس کی ضرورت نہیں ہے۔یہ صرف اس وقت ہے جب کچھ غلط ہو جاتا ہے کہ آپ کو دیکھنے کی ضرورت ہو سکتی ہے۔اس صورت میں، کاغذ کی فائل رکھنے کی ضرورت نہیں ہے، مینوفیکچرر عام طور پر آپ کو ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے ایک الیکٹرانک ورژن فراہم کرے گا۔اگر نہیں تو بھی، آپ اسے اسکین کر سکتے ہیں اور الیکٹرانک کاپی محفوظ کر سکتے ہیں۔
(2) دستاویز بذات خود قیمتی نہیں ہے۔جو چیز قیمتی ہے وہ معلومات ہے۔
کبھی کبھی کیپچا کی ایک چھوٹی تار آپ کو کاغذ کی ایک بڑی شیٹ کے لیے درکار ہوتی ہے۔کاغذ پھینک دیں اور اپنی ضرورت کی معلومات اپنے کمپیوٹر پر محفوظ کریں۔جہاں تک الیکٹرانک فائلوں کا بیک اپ لینے کا طریقہ ہے، اس کا یہاں احاطہ نہیں کیا گیا ہے…
2. اسٹوریج ٹول کا تجزیہ
2.1 میگزین ہولڈر
میگزین ہولڈر کا سائز، انتہائی یکساں، کتابوں کی الماری پر کھڑا ہوسکتا ہے، صاف ظاہری شکل پیش کرتا ہے۔درجہ بندی کرنا آسان ہے۔اٹھانے میں آسان، رمج کرنے کی ضرورت نہیں۔
مختلف مشترکہ دستاویزات کے مختلف ڈیزائن، سائز اور موٹائی حاصل کرنے کے لیے موزوں ہے۔
ایک یا دو کاغذ رکھنے کے لیے موزوں نہیں، پھسلنا آسان ہے اور نیچے تک گر جانا۔
2.2 لفافہ
فائل بیگ زپ یا بکسوا کے ساتھ آتا ہے، لہذا دستاویز کو گرنا آسان نہیں ہے.یہ نہ صرف دستاویزات بلکہ متعلقہ اشیاء کو بھی محفوظ کر سکتا ہے۔مثال کے طور پر، ایک فیشن ڈیزائنر ایک بیگ میں ڈیزائن ڈرافٹ اور فیبرک کا نمونہ ڈالنے کے لیے فائل بیگ کا استعمال کر سکتا ہے۔طلباء اپنی ویک اینڈ اسائنمنٹس کیلکولیٹر، پین، رولر وغیرہ کے ساتھ رکھ سکتے ہیں، جن کی انہیں ضرورت ہے۔
مخصوص دستاویزات لے لو رمج کرنے کی ضرورت ہے، لہذا یہ بہت زیادہ عام دستاویزات ڈالنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے، تاکہ مشکل نہ لگے.
لفافے خاص طور پر سخت نہیں ہوتے ہیں اور اگر آپ ان میں صرف ایک یا دو صفحات ڈالتے ہیں تو وہ آسانی سے ٹوٹ سکتے ہیں۔
ایک عملی نقطہ نظر سے، فائل بیگ کو شفاف اور مبہم کے طور پر درجہ بندی کیا جا سکتا ہے.مزید نجی معلومات کے لیے، جیسے میڈیکل ریکارڈ، ایک مبہم بیگ کا انتخاب کریں۔اگر آپ کو ایک نظر میں معلومات کی ضرورت ہے، تو آپ قدرتی طور پر ایک شفاف بیگ کا انتخاب کرتے ہیں۔
2.3 ملٹی لیئر فائل بکس/ فائل بکس
ملٹی لیئر فائل باکس سائز میں مختلف ہوتے ہیں۔چھوٹے میں 5-12 انٹرکلیشنز ہوتے ہیں، جبکہ بڑے میں 12-30 انٹرکیلیشن ہوتے ہیں۔ان میں سے کچھ پورٹیبل ہینڈلز کے ساتھ آتے ہیں۔
متعدد قسم کی فائلوں کو ایک ساتھ رکھنا مناسب ہے، لیکن ہر قسم کی فائلیں بہت زیادہ نہیں ہونی چاہئیں (ورنہ فٹ نہیں ہو سکتیں)۔
یہ ان دستاویزات کے لیے بھی موزوں ہے جن کو استعمال کے لیے بار بار منتقل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔
