Sanduku la karatasi la kuhifadhi faili la uchapishaji la ubora wa hali ya juu ofisini

Nilitumia muda mwingi kurahisisha na kuandaa hati za karatasi, kwa sababu gharama ya kufanya makosa ni ya juu.Lakini athari ya kuona ni angalau kuboreshwa.Kurasa zimewekwa vyema juu ya nyingine ili watu wasio na habari wasiweze kujua ikiwa hati zako ziko kwenye fujo.Watu wanaohisi mabadiliko zaidi ni watumiaji wenyewe.

1. Konda! Konda!!! Konda!!!

Je, umewahi kutafuta hati katika nyumba yako, lakini hukuweza kuipata uliyotaka?

Nyaraka za karatasi huwa na mrundikano kwa sababu hazichukui nafasi nyingi na kwa sababu ya mawazo ya "ni sawa kuwa na karatasi ya ziada", na kusababisha "ni kichovu cha macho wakati hauitaji na huwezi. itafute unapoihitaji.”Ikiwa huwezi kuipata, unaweza kuiweka.

Hakikisha una kiwango cha chini tu cha hati za karatasi ili kuhakikisha kuwa hati muhimu zinaweza kuchukua jukumu linalolingana kwa urahisi wako na familia yako.

1.1 Weka hati za karatasi “lazima uwe nazo” pekee.

"Lazima" ni nini?Hati ikitupwa, inaweza kusababisha adhabu au madhara makubwa.

Kwa ujumla, ni makundi yafuatayo:

• Zinazohusiana na serikali: mara nyingi hati — kitambulisho, cheti cha ndoa, cheti cha kuzaliwa, kitabu cha usajili wa kaya, cheti cha umiliki wa mali, marafiki wa kigeni huhitaji sana kuweka rekodi za kodi za miaka 7, n.k.

• Hati za kisheria au za kimkataba, kama vile hati za rehani, hati za bima ya gari/nyumba, uwekezaji mbalimbali, kadi za udhamini wa bidhaa za thamani, n.k.

• Hati za kuokoa maisha: kama vile rekodi za matibabu.

1.2 Achana na mawazo ya “nini kama”

"Na ikiwa ninahitaji karatasi?"

Ni swali ambalo labda kila mtu huuliza wakati wa kupunguza.

Kwanza kabisa, isipokuwa nyaraka za "lazima" zilizotajwa hapo juu, mara nyingi unachohitaji sio kipande cha karatasi, lakini taarifa kwenye karatasi.

Huu ndio wakati wa kuzingatia:

(1) Ni wapi pengine ninaweza kupata habari hii?

Kwa mfano mwongozo wa matumizi ya vifaa vya nyumbani, hazihitaji nyakati za kawaida.Ni wakati tu kitu kitaenda vibaya ndipo unaweza kuhitaji kutazamwa.Katika kesi hii, hakuna haja ya kuweka faili ya karatasi, mtengenezaji kwa ujumla atatoa toleo la elektroniki kwako kupakua.Hata kama sivyo, unaweza kuichanganua na kuhifadhi nakala ya kielektroniki.

(2) Hati yenyewe haina thamani.Kilicho muhimu ni habari.

Wakati mwingine kamba fupi ya CAPTCHA ndiyo unahitaji tu kwa karatasi kubwa.Tupa karatasi na uhifadhi habari unayohitaji kwenye kompyuta yako.Kuhusu jinsi ya kuhifadhi nakala za faili za kielektroniki, haijashughulikiwa hapa...

2. Uchambuzi wa chombo cha kuhifadhi

2.1 Mwenye Magazeti

Ukubwa wa mmiliki wa gazeti, sare ya juu, inaweza kusimama kwenye rafu ya vitabu, ikionyesha mwonekano safi.Rahisi kuainisha.Rahisi kuchukua, hakuna haja ya kutafuta.

Yanafaa kwa ajili ya kupokea muundo tofauti, ukubwa na unene wa nyaraka tofauti za kawaida.

Haifai kwa kushikilia ukurasa au karatasi mbili, rahisi kuteleza na kukunjwa hadi chini.

2.2 Bahasha

Mfuko wa faili unakuja na zipu au buckle, kwa hivyo hati si rahisi kuanguka.Inaweza kuhifadhi nyaraka tu, lakini pia vitu vinavyohusiana.Kwa mfano, mtengenezaji wa mtindo anaweza kutumia mfuko wa faili ili kuweka rasimu ya kubuni na sampuli ya kitambaa kwenye mfuko mmoja.Wanafunzi wanaweza kuweka kazi zao za wikendi kwa vikokotoo, kalamu, rula, n.k., wanazohitaji.

Kuchukua nyaraka maalum haja ya rummage, hivyo haipendekezi kuweka nyaraka nyingi za kawaida, ili si kupata vigumu.

Bahasha sio ngumu sana na zinaweza kubomoka kwa urahisi ikiwa utaweka kurasa moja au mbili ndani yake.

Kwa mtazamo wa vitendo, mifuko ya faili inaweza kuainishwa kwa uwazi na opaque.Kwa maelezo zaidi ya faragha, kama vile rekodi za matibabu, chagua mfuko usio wazi.Ikiwa unahitaji maelezo kwa mtazamo, kwa kawaida unachagua mfuko wa uwazi.

2.3 Sanduku za faili za safu nyingi/sanduku za faili

Sanduku za faili za safu nyingi hutofautiana kwa saizi.Vidogo vina miingiliano 5-12, wakati kubwa ina miingiliano 12-30.Baadhi yao huja na vishikizo vinavyobebeka.

Inafaa kuweka aina nyingi za faili pamoja, lakini kila aina ya faili haipaswi kuwa nyingi sana (vinginevyo haziwezi kutoshea).

Inafaa pia kwa hati ambazo zinahitaji kuhamishwa mara kwa mara kwa matumizi.