Scatola di carta di archiviazione di file di riviste per la raccolta di una scrivania da stampa personalizzata di alta qualità in ufficio

Ho passato la maggior parte del tempo a semplificare e organizzare i documenti cartacei, perché il costo degli errori è relativamente alto.Ma l'effetto visivo è il meno migliorato.Le pagine sono impilate ordinatamente una sopra l'altra in modo che le persone non informate non possano dire se i tuoi documenti sono in disordine.Le persone che sentono maggiormente il cambiamento sono gli utenti stessi.

1. Lean！ Lean！！ Lean！！！

Hai mai cercato documenti in casa tua, ma non sei riuscito a trovare quello che volevi?

I documenti cartacei tendono ad accumularsi perché non occupano molto spazio e a causa della mentalità "va bene avere un foglio di carta in più", risultando "è un pugno nell'occhio quando non ne hai bisogno e non puoi trovalo quando ne hai bisogno.Se non riesci a trovarlo, potresti anche tenerlo.

Assicurati di avere solo la quantità minima di documenti cartacei per assicurarti che i documenti utili possano svolgere un ruolo corrispondente per la comodità tua e della tua famiglia.

1.1 Conserva solo i documenti cartacei “indispensabili”.

Cos'è un "must"?Se un documento viene buttato via, può causare sanzioni o gravi conseguenze.

In generale, sono le seguenti categorie:

• Relativi al governo: per lo più documenti: carta d'identità, certificato di matrimonio, certificato di nascita, registro della famiglia, certificato di proprietà, amici stranieri per lo più devono conservare 7 anni di documenti fiscali, ecc.

• Documenti legali o contrattuali, come documenti ipotecari, documenti di assicurazione auto/casa, investimenti vari, carte di garanzia per beni di valore, ecc.

• Documenti salvavita: come le cartelle cliniche.

1.2 Supera la mentalità "e se".

"E se avessi bisogno dei documenti?"

È una domanda che probabilmente tutti si pongono durante il ridimensionamento.

Innanzitutto, ad eccezione dei documenti “must” sopra citati, il più delle volte ciò di cui hai bisogno non è il pezzo di carta, ma le informazioni sulla carta.

Questo è il momento di considerare:

(1) Dove altro posso ottenere queste informazioni?

Ad esempio il manuale d'uso degli elettrodomestici, non serve in orari ordinari.È solo quando qualcosa va storto che potresti aver bisogno di un'occhiata.In questo caso, non è necessario conservare il file cartaceo, il produttore generalmente fornisce una versione elettronica da scaricare.Anche in caso contrario, puoi scansionarlo e salvarne una copia elettronica.

(2) Il documento stesso non ha valore.Ciò che è prezioso sono le informazioni.

A volte una breve stringa di CAPTCHA è tutto ciò che serve per un grande foglio di carta.Butta via la carta e archivia le informazioni di cui hai bisogno sul tuo computer.Per quanto riguarda come eseguire il backup dei file elettronici, non è trattato qui...

2. Analisi dello strumento di archiviazione

2.1 Portariviste

Le dimensioni del portariviste, altamente uniformi, possono stare sulla libreria, presentando un aspetto pulito.Facile da classificare.Facile da raccogliere, non c'è bisogno di frugare.

Adatto per ricevere diversi design, dimensioni e spessori di diversi documenti comuni.

Non adatto per contenere una o due pagine di carta, facile da scivolare e accartocciare fino in fondo.

2.2 Busta

La cartella è dotata di cerniera o fibbia, quindi il documento non è facile da cadere.Può memorizzare non solo documenti, ma anche oggetti correlati.Ad esempio, uno stilista può utilizzare una cartella per mettere la bozza del design e il campione di tessuto in una borsa.Gli studenti possono inserire i compiti del fine settimana con calcolatrici, penne, righelli, ecc., di cui hanno bisogno.

Prendere documenti specifici da rovistare, quindi non è consigliabile inserire troppi documenti comuni, per non trovare difficoltà.

Le buste non sono particolarmente rigide e possono accartocciarsi facilmente se ci metti solo una o due pagine.

Da un punto di vista pratico, le buste per cartelle si possono classificare in trasparenti e opache.Per informazioni più private, come cartelle cliniche, scegli una borsa opaca.Se hai bisogno di informazioni a colpo d'occhio, scegli naturalmente una borsa trasparente.

2.3 File box/file box multistrato

Le caselle di file multistrato variano in dimensioni.I piccoli hanno 5-12 intercalazioni, mentre i grandi hanno 12-30 intercalazioni.Alcuni di loro sono dotati di maniglie portatili.

È adatto per mettere insieme più tipi di file, ma ogni tipo di file non dovrebbe essere troppi (altrimenti non possono adattarsi).

È adatto anche per documenti che devono essere spostati frequentemente per l'uso.