Caja de papel de almacenamiento de archivos de revistas de colección de escritorio de impresión personalizada de alta calidad en la oficina

Pasé la mayor parte del tiempo simplificando y organizando documentos en papel, porque el costo de cometer errores es relativamente alto.Pero el efecto visual es el que menos mejora.Las páginas se apilan ordenadamente una encima de la otra para que las personas no informadas no puedan saber si sus documentos están desordenados.Las personas que más sienten el cambio son los propios usuarios.

1. ¡Inclinado! ¡Inclinado! ¡Inclinado!

¿Alguna vez ha buscado documentos en su casa, pero no pudo encontrar el que buscaba?

Los documentos en papel tienden a acumularse porque no ocupan mucho espacio y debido a la mentalidad de "está bien tener una hoja de papel extra", lo que resulta en que "es una monstruosidad cuando no la necesitas y no puedes encuéntralo cuando lo necesites.”Si no lo encuentras, también puedes quedártelo.

Asegúrese de tener solo la cantidad mínima de documentos en papel para garantizar que los documentos útiles puedan desempeñar un papel correspondiente para su comodidad y la de su familia.

1.1 Guarde solo los documentos en papel "imprescindibles".

¿Qué es un “must”?Si se tira un documento, puede ocasionar sanciones o consecuencias graves.

En términos generales, son las siguientes categorías:

• Relacionados con el gobierno: en su mayoría documentos: documento de identidad, certificado de matrimonio, certificado de nacimiento, libro de registro del hogar, certificado de propiedad de la propiedad, los amigos extranjeros en su mayoría necesitan mantener registros de impuestos de 7 años, etc.

• Documentos legales o contractuales, como documentos de hipoteca, documentos de seguro de automóvil/vivienda, diversas inversiones, tarjetas de garantía para bienes valiosos, etc.

• Documentos que salvan vidas: como registros médicos.

1.2 Superar la mentalidad de "qué pasaría si"

“¿Qué pasa si necesito los papeles?”

Es una pregunta que probablemente todo el mundo hace durante la reducción de personal.

En primer lugar, con la excepción de los documentos "obligatorios" mencionados anteriormente, la mayoría de las veces lo que necesita no es el papel, sino la información en el papel.

Este es el momento de considerar:

(1) ¿Dónde más puedo obtener esta información?

Por ejemplo el manual de uso de los electrodomésticos, no es necesario en tiempos ordinarios.Solo cuando algo sale mal es posible que necesites echarle un vistazo.En este caso, no es necesario conservar el archivo en papel, el fabricante generalmente le proporcionará una versión electrónica para que la descargue.Incluso si no, puede escanearlo y guardar una copia electrónica.

(2) El documento en sí no es valioso.Lo valioso es la información.

A veces, una cadena corta de CAPTCHA es todo lo que necesita para una hoja de papel grande.Deseche el papel y almacene la información que necesita en su computadora.En cuanto a cómo hacer una copia de seguridad de los archivos electrónicos, no se trata aquí...

2. Análisis de herramientas de almacenamiento

2.1 Revistero

El tamaño del revistero, muy uniforme, puede colocarse en la estantería, presentando una apariencia limpia.Fácil de clasificar.Fácil de recoger, no hay necesidad de hurgar.

Adecuado para recibir diferentes diseños, tamaños y grosores de diferentes documentos comunes.

No apto para sostener una página o dos de papel, fácil de deslizar y arrugar hasta el fondo.

2.2 Sobre

La bolsa de archivo viene con cremallera o hebilla, por lo que el documento no se cae fácilmente.Puede almacenar no solo documentos, sino también objetos relacionados.Por ejemplo, un diseñador de moda puede usar una bolsa de archivos para poner el borrador del diseño y la muestra de tela en una bolsa.Los estudiantes pueden colocar sus tareas de fin de semana con calculadoras, bolígrafos, reglas, etc., que necesitan.

Tome documentos específicos que necesite revolver, por lo que no se recomienda poner demasiados documentos comunes, para no encontrarlos difíciles.

Los sobres no son particularmente rígidos y pueden arrugarse fácilmente si solo coloca una o dos páginas en ellos.

Desde un punto de vista práctico, las bolsas de archivo se pueden clasificar en transparentes y opacas.Para información más privada, como registros médicos, elija una bolsa opaca.Si necesita información de un vistazo, naturalmente elige una bolsa transparente.

2.3 Cajas de archivo de varias capas/cajas de archivo

Las cajas de archivos multicapa varían en tamaño.Los pequeños tienen de 5 a 12 intercalaciones, mientras que los grandes tienen de 12 a 30 intercalaciones.Algunos de ellos vienen con asas portátiles.

Es adecuado poner varios tipos de archivos juntos, pero cada tipo de archivo no debe ser demasiado (de lo contrario, no cabe).

También es adecuado para documentos que deben moverse con frecuencia para su uso.