عالية الجودة مخصصة الطباعة مكتب جمع مجلة ملف تخزين ورقة مربع في المكتب

قضيت معظم الوقت في تبسيط وتنظيم المستندات الورقية ، لأن تكلفة ارتكاب الأخطاء مرتفعة نسبيًا.لكن التأثير المرئي هو الأقل تحسنًا.يتم تكديس الصفحات بدقة فوق بعضها البعض بحيث لا يتمكن الأشخاص غير المطلعين من معرفة ما إذا كانت مستنداتك في حالة من الفوضى.الأشخاص الذين يشعرون بالتغيير أكثر من غيرهم هم المستخدمون أنفسهم.

1. Lean！ Lean Lean ！！！

هل سبق لك أن فتشت في منزلك بحثًا عن مستندات ، لكن لم تتمكن من العثور على الشخص الذي تريده؟

تميل المستندات الورقية إلى التراكم لأنها لا تشغل مساحة كبيرة وبسبب عقلية "لا بأس أن يكون لديك ورقة إضافية" ، مما يؤدي إلى "إنه أمر مروع عندما لا تحتاج إليها ولا يمكنك ابحث عنها عندما تحتاجها ".إذا لم تتمكن من العثور عليه ، فيمكنك الاحتفاظ به أيضًا.

تأكد من أن لديك الحد الأدنى من المستندات الورقية فقط للتأكد من أن المستندات المفيدة يمكن أن تلعب دورًا مطابقًا لراحة نفسك وعائلتك.

1.1 احتفظ فقط بالمستندات الورقية "الضرورية".

ما هو "يجب"؟إذا تم التخلص من مستند ، فقد يتسبب ذلك في عقوبة أو عواقب وخيمة.

بشكل عام ، هي الفئات التالية:

• ذات صلة بالحكومة: معظمها وثائق - بطاقة الهوية ، وشهادة الزواج ، وشهادة الميلاد ، ودفتر تسجيل الأسرة ، وشهادة ملكية الممتلكات ، ويحتاج الأصدقاء الأجانب في الغالب إلى الاحتفاظ بسجلات ضريبية لمدة 7 سنوات ، وما إلى ذلك.

• المستندات القانونية أو التعاقدية ، مثل مستندات الرهن العقاري ، ووثائق التأمين على السيارة / المنزل ، والاستثمارات المختلفة ، وبطاقات الضمان للسلع القيمة ، وما إلى ذلك.

• المستندات المنقذة للحياة: مثل السجلات الطبية.

1.2 تجاوز عقلية "ماذا لو"

"ماذا لو كنت بحاجة إلى الأوراق؟"

إنه سؤال ربما يسأله الجميع أثناء تقليص الحجم.

بادئ ذي بدء ، باستثناء المستندات "must" المذكورة أعلاه ، فإن ما تحتاجه في معظم الأحيان ليس قطعة من الورق ، ولكن المعلومات الموجودة على الورق.

هذا هو الوقت المناسب للنظر في:

(1) من أين يمكنني الحصول على هذه المعلومات؟

على سبيل المثال دليل استخدام الأجهزة المنزلية ، لا تحتاج في الأوقات العادية.فقط عندما يحدث خطأ ما ، قد تحتاج إلى إلقاء نظرة.في هذه الحالة ، ليست هناك حاجة للاحتفاظ بالملف الورقي ، ستوفر الشركة المصنعة بشكل عام نسخة إلكترونية لتنزيلها.حتى لو لم يكن الأمر كذلك ، يمكنك مسحه ضوئيًا وحفظ نسخة إلكترونية.

(2) الوثيقة نفسها ليست ذات قيمة.ما هو ذو قيمة هي المعلومات.

أحيانًا يكون كل ما تحتاج إليه هو سلسلة قصيرة من CAPTCHA للحصول على ورقة كبيرة.تخلص من الورقة وقم بتخزين المعلومات التي تحتاجها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.أما بالنسبة لكيفية عمل نسخة احتياطية من الملفات الإلكترونية ، فلم يتم تناولها هنا ...

2. تحليل أداة التخزين

2.1 حامل المجلات

حجم حامل المجلات ، موحد للغاية ، يمكن أن يقف على رف الكتب ، مما يعطي مظهرًا نظيفًا.سهل التصنيف.من السهل التقاط ، لا حاجة للبحث.

مناسب لتلقي تصميمات وحجم وسمك مختلف لمستندات مشتركة مختلفة.

غير مناسب لحمل صفحة أو اثنتين من الورق ، ويسهل انزلاقه وتجعده إلى الأسفل.

2.2 مغلف

تأتي حقيبة الملفات مع سحاب أو إبزيم ، لذلك ليس من السهل سقوط المستند.يمكنه تخزين ليس فقط المستندات ، ولكن أيضًا الكائنات ذات الصلة.على سبيل المثال ، يمكن لمصمم الأزياء استخدام حقيبة ملف لوضع مسودة التصميم وعينة القماش في كيس واحد.يمكن للطلاب وضع مهام نهاية الأسبوع الخاصة بهم باستخدام الآلات الحاسبة والأقلام والمساطر وما إلى ذلك ، والتي يحتاجون إليها.

خذ مستندات معينة تحتاج إلى البحث عنها ، لذلك لا يوصى بوضع الكثير من المستندات الشائعة ، حتى لا تجد صعوبة.

المغلفات ليست صلبة بشكل خاص ويمكن أن تنكسر بسهولة إذا وضعت صفحة أو صفحتين فقط فيها.

من الناحية العملية ، يمكن تصنيف أكياس الملفات على أنها شفافة وغير شفافة.لمزيد من المعلومات الخاصة ، مثل السجلات الطبية ، اختر حقيبة غير شفافة.إذا كنت بحاجة إلى معلومات في لمحة ، فمن الطبيعي أن تختار حقيبة شفافة.

2.3 صناديق ملفات / صناديق ملفات متعددة الطبقات

تختلف مربعات الملفات متعددة الطبقات في الحجم.الصغيرة لها 5-12 إقحام ، بينما الكبيرة لها 12-30 إقحام.يأتي بعضها مع مقابض محمولة.

من المناسب وضع أنواع متعددة من الملفات معًا ، ولكن لا ينبغي أن يكون كل نوع من الملفات أكثر من اللازم (وإلا لا يمكن احتواؤه).

كما أنه مناسب أيضًا للمستندات التي يجب نقلها بشكل متكرر لاستخدامها.